Gestion du processus documentaire

Pour gérer et organiser des documents électroniques ainsi que des informations au sein d’une organisation cette dernière utilise généralement la gestion électronique de document. Cette méthode permet un gain pécunier allié à un gain d’efficacité puisque les échanges d’informations ainsi que l’accès à ces informations sont simplifiés par le biais de l’électronique. En effet, la gestion des documents propose une fonction de classement et de recherche pour trouver aisément les contenus.
La GED se décompose en quatre étapes : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion.

L’acquisition

Il s’agit d’intégrer tous les documents à la base de donnée qu’il s’agisse de documents papiers existant ou de documents électroniques. Concernant les documents papiers existant ils sont scannés et peuvent ensuite être détruits ou archivés selon le niveau d’importance du document. Les documents électroniques quant à eux peuvent être des documents électroniques ou des documents provenant de systèmes d’éditique. L’editique désignant la production en masse de documents ayant une structure générale fixe.

Le classement

Cette étape permet d’indexer les documents par mots clés ou par type. Les documents font l’objet d’une description qui permet de les retrouver aisément grâce au moteur de recherche.

Le stockage

Il faut prévoir pour la bonne gestion des documents un stockage adapté aux besoins en terme d’espace. De plus il faut aussi prévoir la durée de stockage pour permettre d’effacer de manière cyclique certains documents.

La diffusion

Enfin la dernière étape, et non des moindres, est celle de la diffusion, sans diffusion toutes les étapes précédentes auront été inutiles. La diffusion peut se faire par deux moyens : l’intranet ou l’internet. Quelque soit le moyen de diffusion il est vivement conseillé de faire appel à un système de sécurité renforcé pour éviter que ces documents qui peuvent parfois être sensibles soient accessibles à tous.